Asistente Administrativo y de Recursos Humanos

Por qué Elegir a IntraHealth?

En IntraHealth, somos un equipo global creativo, comprometidos con una misión humanitaria. Somos, defensores, trabajadores de la salud y comunicadores.

Oficiales de programas, expertos en finanzas y líderes técnicos. Somos un equipo apasionado y diverso. Nos une nuestra creencia que todos en cualquier lugar debieran tener la atención en salud que necesitan para prosperar.

Por eso trabajamos todos los días para mejorar el desempeño de los trabajadores de salud alrededor del mundo y fortalecer los sistemas en los que ellos trabajan.

Por casi 40 años en más de 100 países, IntraHealth se ha asociado con comunidades locales para asegurar que los trabajadores de salud están presentes en donde más se necesitan, listos para hacer su trabajo, conectados a la tecnología que necesitan y, seguros para aportar su mejor trabajo.

Nuestros programas están diseñados con un profundo entendimiento y valoración del contexto de derechos humanos, igualdad de género y no discriminación, el mejoramiento de las condiciones económicas, y cambios poblacionales.

Las relaciones a largo plazo que hemos construido con Gobierno, socios del sector privado y miembros de la sociedad civil permiten que nuestros esfuerzos sean más fuertes y efectivos.

Únete a nuestro equipo y juntos podremos hacer cambios en la salud global para todos.

OBJETIVO DEL PUESTO

Brindar asistencia administrativa al Representante de País y asistir los procesos relacionados con Administración de Finanzas, Recursos Humanos y Compras a la Oficina de País.

Asegurar el cumplimiento de políticas, procesos y procedimientos del donante y de IntraHealth International, Inc.

Coordinar el flujo de documentos hacia las unidades financiera, administrativa, recursos humanos.

Administración :

  • Apoyar al Oficial Administrativo-Financiero en la organización de reuniones, talleres de capacitación, logística de viaje, procesos de compra y liquidación de anticipos.
  • Asistir al Representante de país en funciones administrativas como agenda, organización de viajes, reuniones, cronogramas mensuales, seguimiento a procesos administrativos, administración de oficina.
  • Apoyar el cumplimiento de compromisos de país, con relación a reportes y planes de trabajo
  • Brindar asistencia administrativa, financiera, logística y apoyo al Representante de País.
  • Apoyar para garantizar la logística de las actividades en tiempo y forma.
  • Generar solicitud de pago a proveedores.
  • Responsable de cumplir con requerimientos y procesos administrativos y financieros, de acuerdo a políticas, regulaciones tanto del Donante como de la Casa Matriz
  • Dar seguimiento a procesos de servicios de alimentación para reuniones, talleres y otros de acuerdo a los lineamientos establecidos.
  • Apoyar con la revisión de documentos de respaldo para elaboración de liquidaciones de actividades realizadas.
  • Elaborar cuadro de reporte de IVA de acuerdo con los lineamientos del Proyecto.
  • Asegurar el adecuado resguardo y uso de los recursos materiales y financieros que le sean asignados
  • Estar pendiente de las actividades que realizan tanto Representante de País como Coordinadores de Campo.
  • Apoyar con las solicitudes de logística de viajes : reserva de hotel y revisión de las liquidaciones respectivas.
  • Preparar procesos de compra :

  • Elaborar el plan de compras para el mes siguiente, para incluir el monto en la solicitud de fondos.
  • Mantener archivo actualizado de todos los procesos de compra
  • Preparar el proceso de compra de acuerdo con la política y lista de verificación.
  • Documentar los cambios en las órdenes de compra.
  • Obtener la aprobación del RP.
  • Escanear y enviar documentos (proceso completo) a Oficial Financiero asignado.
  • Mantener archivo actualizado de todos los procesos de compra
  • Apoyar realizando compras menores de la oficina.
  • Recursos Humanos :

  • Apoyar al Oficial de Recursos Humanos a cargo del país en los requerimientos del área en el país (incapacidades, vacaciones, permisos, Tenrox, capacitaciones, etc.)
  • Dar seguimiento al correcto llenado de Tenrox según indicaciones del Oficial de Recursos Humanos.
  • Apoyar al Oficial de Recursos Humanos en dar seguimiento a las necesidades de los colaboradores del país.
  • Recibir y enviar hojas de vacaciones, incapacidades, permisos, etc. al Oficial de Recursos Humanos a cargo del país.
  • Recepción de CV cuando se realizan procesos para contratación de nuevo personal y enviar documentación a Recursos Humanos para continuar con el proceso.
  • Coordinación de entrevistas y dar seguimiento al proceso de contratación en base a la solicitud del Oficial de Recursos Humanos a cargo.
  • Creación de Gafete de identificación de colaboradores Staff y Consultores
  • Dar apoyo al Oficial de Recursos Humanos y brindar seguimiento en las fases del proceso de Evaluación del Desempeño.
  • Dar seguimiento a solicitudes de Recursos Humanos con respecto a actividades o documentos que debe entregar cada uno de los colaboradores.
  • Consultorías :

  • Preparar PRF parte I y II para solicitar autorización de la contratación de la Consultoría.
  • Realizar convocatoria para recibir CVs y coordinar proceso de selección de candidatos
  • Preparar y Enviar expedientes para contratación de consultores, a Recursos Humanos (según lista de verificación).
  • Recibir documentos (informe y facturas) de consultores, para procesar pagos.
  • Verificar documentos (de acuerdo a lista de verificación).
  • Revisar contra presupuesto y solicitud de fondos.
  • Preparar planilla de consultores y solicitud de pago.
  • Obtener firmas de aprobación.
  • Escanear y enviar documentos a Recursos Humanos.
  • Otras actividades asignadas en función del cumplimiento de objetivos del proyecto Asumir las funciones de Oficial Administrativo Financiero, en caso de ausencia de la persona titular.

    Incluyendo las tareas financieras y administrativas.

    Conocer las políticas contables, administrativas compras y recursos humanos que apliquen a su posición.

    REQUERIMIENTOS MÍNIMOS :

    Educación y Experiencia

  • Estudios de Licenciatura en Administración de Empresas y / o Recursos Humanos o afines
  • Experiencia al menos de tres años en puestos similares
  • Experiencia de 2 años en Recursos Humanos y Compras indispensable.
  • Manejo avanzado de paquete de Microsoft Office
  • Proactividad
  • Excelentes habilidades organizativas y de gestión de tiempo, con la capacidad de manejar múltiples tareas y detalles administrativos.
  • Ingles intermedio
  • Innovación
  • Desarrolla nuevas, mejores y diferentes ideas con métodos, soluciones e iniciativas, que resultan en un mejor desempeño y cumplimiento de los objetivos y resultados de IntraHealth a nivel mundial.

  • Rendición de Cuentas
  • Responsable de todas las actividades laborales, decisiones y acciones personales y la de otros, está enfocado y comprometido a realizar aquellas actividades que tiene un mayor impacto y que pueden ser de alto rendimiento y de éxito para IntraHealth.

  • Excelencia de Servicio
  • Conoce y tiene la habilidad de poner en práctica técnicas de servicio al cliente, tiene la habilidad de cumplir o exceder las expectativas de los clientes directos o indirectos proveyendo un servicio de excelencia

    Funcionales

  • Comunicación Eficaz (Oral y Escrita)
  • Entiende conceptos de comunicación, herramientas y técnicas; capacidad de transmitir mensajes con eficacia, explica conceptos técnicos complejos en un lenguaje sencillo, claro y apropiado para la audiencia;
  • recibe e interpreta con precisión ideas, información y necesidades a través de patrones de una comunicación profesional

  • Planificación y Organización
  • Tiene la habilidad para desarrollar metas claras, coherentes con las estrategias; identifica actividades y tareas prioritarias;
  • ajusta prioridades según sea necesario; asigna el tiempo y los recursos para completar el trabajo adecuado; prevé los riesgos para planificar;
  • monitorea y ajusta los planes y acciones según lo considere necesario.

  • Relaciones Interpersonales
  • Tiene el conocimiento y la capacidad para interactuar de manera eficaz y eficiente dentro y a través de las Divisiones, Departamentos / Oficinas de Otros Países, de una manera constructiva y de colaboración.

    Beneficios

    IntraHealth International, Inc. es un excelente lugar de trabajo, ofrecemos salarios competitivos, paquetes de beneficios generosos, ambiente agradable y dinámico con un enfoque en apoyar a los profesionales en el área de salud a nivel global para que puedan mejorar la calidad de vida de personales alrededor del mundo.

    Publicada el 10/08/2021

    Finaliza el 18/11/2021

    Consultoría - Diagnóstico de brechas y oportunidades de mejora en la provisión de servicios de atención en VIH a poblaciones indígenas

    Oficial IT Soporte Técnico

    Oficial IT Soporte Técnico

    Oficial de Investigación Operativa

    Oficial Senior de Análisis y Aprendizaje

    Promotor VIH IGSS

    Consultoría - Diagnóstico de brechas y oportunidades de mejora en la provisión de servicios de atención en VIH a poblaciones indígenas

    Oficial IT Soporte Técnico

    Oficial IT Soporte Técnico

    Oficial de Investigación Operativa

    Oficial Senior de Análisis y Aprendizaje

    Promotor VIH IGSS